Procedimientos y Normas de Conducta para empleados

Introducción

Cada uno de los empleados de Baxter tiene la responsabilidad de entender y demostrar integridad en el trabajo diario. También es importante la forma en que los empleados trabajan dentro de un marco ético en diversos ámbitos profesionales.
 
Con este fin, Baxter ha adoptado los principios del Programa de Cumplimiento de la Oficina de Inspección General (Office of Inspector General Compliance Program Guidance). Además, Baxter ha adoptado los siguientes códigos de conducta profesional:

 
Los empleados de Baxter se adhieren al Código de Conducta y a los procedimientos escritos en relación a las interacciones con los profesionales del cuidado de la salud; en ellos se incluye una política y un procedimiento para proporcionar financiamientos en apoyo a la investigación médica/científica, contratación de servicios de consultoria médica y otorgar donaciones y/o patrocinios tanto a clientes como a no clientes.

Aunado a los empleados, el Código de Conducta de Baxter se extiende a sus contratistas, agentes y proveedores.

1. Responsabilidades Personales

Los empleados de Baxter son responsables de la integridad de su propio trabajo. Las políticas y procedimientos proporcionan orientación adicional, más específica.

Cada empleado debe acusar recibo del Código de Conducta de Baxter y confirmar que cumplirá con los normas. Adicionalmente, a los empleados se les solicita confirmar que entendieron y que cumplen con estas normas a través del proceso anual de Certificado de Integridad y Cumplimiento. El certificado mide la implementación del Código de Baxter y hasta qué grado el valor de la integridad ha pasado a formar parte de la cultura de Baxter. En el mismo sentido, se asegura que el Código de Conducta de Baxter está siendo aplicado de manera uniforme y proporciona un canal para que los empleados planteen situaciones. Los receptores de la certificación incluyen puestos gerenciales y directivos, así como otros empleados seleccionados alrededor del mundo. Es requisito que todos los representantes de ventas de la empresa firmen el certificado.

Debido a que tanto el Código de Conducta de Baxter como las políticas y procedimientos que lo sustentan, pueden cambiar con cierta frecuencia, los empleados de Baxter tienen la responsabilidad de conocer y cumplir con las leyes, reglas, regulaciones, normas, políticas y procedimientos que rigen su trabajo. Asimismo, los empleados de Baxter tienen la responsabilidad individual de reportar cualquier acto incorrecto. Si se ha violado alguna ley o política de la compañía, es necesario que los empleados lo reporten con prontitud. Si un empleado de Baxter no cumple con las leyes, reglas, regulaciones, normas, políticas y procedimientos aplicables, él o ella se arriesga a ser sancionado o despedido. Si un empleado de Baxter viola la ley, es posible que también se inicie un proceso legal.

2. Responsabilidades de la Gerencia

Los gerentes de Baxter tienen la responsabilidad de mantener un ambiente ético.

  • Cada gerente de Baxter debe:
  • Explicar a sus empleados por qué es importante cumplir con el Código de Conducta de Baxter.
  • Fomentar el intercambio de ideas sobre el Código y las situaciones.
  • Responder de manera rápida y adecuada a las inquietudes planteadas por los empleados.
  • Proteger a los empleados contra las represalias cuando reportan, de buena fe, acciones que ellos consideran violatorias de la ley o de estas normas.
  • Asegurarse de que los asuntos éticos y de cumplimiento significativos se compartan con la Oficina de Responsabilidad Corporativa.

3. Consejo de Administración y Vicepresidente de Ética y Cumplimiento

Únicamente el Comité de Políticas Públicas de Baxter puede emitir alguna dispensa a las normas de Baxter para oficiales ejecutivos o miembros del Consejo de Administración y dicha dispensa está sujeta a la aprobación de todo el Consejo. Asimismo, cualquier dispensa debe ser notificada rápidamente a los accionistas, de acuerdo con lo requerido por las leyes y reglas aplicables en el mercado de valores.

El Comité de Políticas Públicas del Consejo de Administración de Baxter tiene la responsabilidad de revisar y evaluar las políticas y prácticas de la empresa para asegurar su congruencia con la responsabilidad social de Baxter de actuar con integridad como ciudadano corporativo global hacia sus empleados, clientes y la sociedad. Como parte de esta responsabilidad, el Comité de Políticas Públicas supervisa el Código de Conducta de Baxter.

Para ayudar al Comité de Política Pública a realizar estas responsabilidades, el Consejo de Administración creó una Oficina de Responsabilidad Corporativa en 1993. El Vicepresidente de Ética y Cumplimiento y la Oficina de Responsabilidad Corporativa son responsables del Comité de Políticas Públicas y periódicamente presentan al Comité reportes de asuntos relacionados con la ética y cumplimiento.

El Vicepresidente de Ética y Cumplimiento de Baxter tiene la responsabilidad de coordinar, supervisar y ejecutar los programas y las actividades de cumplimiento de Baxter. Asimismo, ayuda a fomentar una cultura organizacional que promueve el cumplimiento con leyes y regulaciones, así como una conducta ética en todos los empleados y agentes de Baxter. El Vicepresidente de Ética y Cumplimiento se asegura que el CEO y el Consejo de Administración conozcan el programa de cumplimiento y ética de la compañía y dirige la Oficina de Responsabilidad Corporativa, la cual le brinda asistencia para llevar a cabo estas y otras responsabilidades. Adicionalmente, la Oficina de Responsabilidad Corporativa tiene la responsabilidad de comunicar las normas de ética y cumplimiento de Baxter, dar orientación y capacitación a empleados y directores, manteniendo múltiples canales para que los empleados puedan reportar sus inquietudes y monitorzar el cumplimiento.

4. Educación y Capacitación

El Código de Conducta de Baxter requiere cumplimiento con leyes, regulaciones y políticas internas que rigen la forma en que se manejan las operaciones de la compañía. Todos los empleados de Baxter deben completar la capacitación requerida para conocer el Código de Conducta. Con el fin de reforzar los normas de la compañía y de ayudar a los empleados a entender las políticas y regulaciones, Baxter continua ofreciendo capacitación de cumplimiento a empleados en una variedad de temas y ha extendido el alcance de dicha capacitación para la fuerza de trabajo global a través del aprendizaje electrónico (elearning) y otras herramientas de comunicación.
 
La capacitación sobre cumplimiento motiva a los empleados a desempeñarse con integridad al entender las implicaciones legales y regulatorias de sus acciones. El Comité de Ética y Cumplimiento proporciona capacitación, orientación y guía sobre riesgos específicos a los empleados asignados.
 
Además de los métodos de capacitación tradicionales, Baxter dispone de programas de aprendizaje electrónico (elearning) donde se manejan temas como: prácticas antimonopolio, prevención de discriminación, controles de exportación, ética del gobierno federal, principios de privacidad global, cumplimiento de comercio, HIPAA, fraude y abuso en el cuidado de la salud, integridad de datos, utilización de medios electrónicos, Acta de Prácticas Corruptas en el Extranjero, entre otros.
 
El hecho de que los cursos estén disponibles electrónicamente, en múltiples idiomas, los hace más accesibles para más empleados, mejora la productividad y promueve la congruencia en toda la compañía. Esta herramienta permite ofrecer la capacitación de cumplimiento adecuada alrededor del mundo para cumplir con los requisitos siempre cambiantes de los organismos legislativos y regulatorios. El contenido de la capacitación se evalúa y actualiza de manera periódica para asegurar su vigencia y relevancia.
 
La capacitación electrónica complementa los esfuerzos de capacitación en otras áreas, tales como: buenas prácticas de manufactura, medio ambiente, salud, seguridad y calidad. El objetivo es que los empleados de Baxter tengan la comprensión y las herramientas necesarias para cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables donde sea que se encuentren y en cualquier lugar en el que Baxter tenga operaciones.

5. Comunicaciones e Investigaciones de  Ética y Cumplimiento

5.1 Comunicaciones y Reportes
 
Baxter se esfuerza por desarrollar una cultura que produce empleados conscientes y con mentalidad ética, comprometidos con la integridad, honestidad, apertura y justicia. Si Baxter ha de tener éxito, la comunicación entre los empleados y los miembros del equipo debe ser totalmente abierta en los asuntos relacionados con el Código de Conducta de Baxter. Para apoyar este concepto, Baxter ha establecido los siguientes recursos:
 
El modelo de "Toma de Decisiones con Base en la Integridad" le ayuda a los empleados a decidir cuál es el curso de acción más apropiado, congruente con el Código de Conducta y los valores de Baxter.
 
Baxter cuenta con una variedad de recursos disponibles para quienes buscan información u orientación sobre el Código de Conducta de la compañía o para quienes deseen reportar una violación potencial de las normas.
 
Este proceso motiva a los empleados, como un primer paso, a buscar la asistencia de la gerencia o de los recursos locales para manejar su consulta. Existen contactos alternativos disponibles para los empleados, incluyendo el Comité Regional de Cumplimiento o de la Oficina de Responsabilidad Corporativa.
 
La Línea de Ayuda de Ética y Cumplimiento de Baxter, un recurso telefónico y virtual, se encuentra disponible para todos los empleados, sus familias, proveedores y clientes, como un canal adicional para reportar o buscar orientación sobre eventos. Los orientadores en la Línea de Ayuda de Ética y Cumplimiento están disponibles las 24 horas del día, los siete días a la semana, en 150 idiomas, en el 1-877-BAXTER-3.
 
La Línea de Ayuda de Ética y Cumplimento es una vía de comunicación independiente para plantear dudas y abrir la comunicación sobre los temas de ética y cumplimiento de Baxter. Los empleados, clientes, proveedores y otros adscritos a Baxter pueden utilizar este medio de comunicación para obtener orientación, comentar sus inquietudes o reportar situaciones relacionados con el Código de Conducta de Baxter. Las personas que llamen a la Línea de Ayuda de Ética y Cumplimiento pueden decidir permanecer en el anonimato. No existe ningún identificador de llamadas conectado a esta línea.
 
5.2 Política de No Represalias
 
A los empleados de Baxter no se les podrá penalizar por hacer preguntas relacionadas con posibles faltas a la ley, a la regulación o a las políticas de la compañía. Cualquier denuncia de represalias será investigada. Los gerentes de Baxter, así como la Oficina de Responsabilidad Corporativa y el Comité Regional de Cumplimiento harán cumplir esta política.
 
5.3 Investigaciones
 
Cuando se reciban indicaciones razonables para sospechar de falta de cumplimiento, el departamento de Ética y Cumplimiento, junto con el equipo gerencial, según sea apropiado, investigará las denuncias para determinar si ocurrió alguna violación material a las leyes, regulaciones o políticas aplicables. En caso de que así haya sido, dicho departamento tomará las acciones necesarias para corregir el problema.

6. Monitorización y Auditoría

El departamento de Ética y Cumplimiento de Baxter realiza evaluaciones periódicas de cumplimiento que abarcan una gama de regímenes regulatorios, a menudo y de manera conjunta con la función de Auditoría Corporativa de Baxter. El programa de evaluación de cumplimiento está basado en el riesgo y se adapta al panorama del negocio y al de la competencia.
 
La función de Auditoría Corporativa de Baxter es proporcionar globalmente servicios de auditorías y consultorías financieras, así como de tecnología de información; para el Comité de Auditoría del Consejo de Administración, los directivos, las unidades de negocios a nivel mundial y a las funciones corporativas. Sus responsabilidades incluyen planear y ejecutar auditorías revisando y validando procesos y procedimientos de negocios, controles financieros y operativos, así como la evaluación de los reportes financieros, reportes de administración y de las prácticas de negocios.

7. Cumplimiento de Normas / Contratación y Acciones Disciplinarias

Baxter tiene el compromiso de contratar a una fuerza laboral cuyas acciones reflejen un alto grado de integridad y ética. En el mismo sentido, Baxter realiza esfuerzos para efectuar revisiones estrictas de los antecedentes de los empleados potenciales y se encuentra desarrollando otras medidas para asegurar que no emplea o realiza negocios con personas u organizaciones que han sido excluidas, prohibidas, suspendidas o consideradas no elegibles por alguna razón para participar en los programas federales de salud. Baxter ha destinado recursos significativos para contratar individuos altamente calificados y capacitados. Adicionalmente, Baxter requiere que todos los recién contratados reciban y firmen el Código de Conducta de la empresa.
 
Si después de que hayan finalizado todas las investigaciones de faltas potenciales, cualquier empleado que esté de manera intencional y material violando las leyes, reglas, regulaciones o políticas corporativas aplicables, será sujeto a una acción correctiva disciplinaria apropiada que podría incluir la rescisión de contrato. Aunque las situaciones se evalúan considerando cada caso en particular, Baxter implementa de manera consistente, acciones disciplinarias apropiadas para manejar las conductas impropias y evitar futuras violaciones.

8. Acción Correctiva y Preventiva

Baxter está comprometido en prevenir y detectar las violaciónes a la ley o las políticas y procedimientos internos y tomar las acciones correctivas apropiadas cuando sea necesario. El programa de Ética y Cumplimiento de Baxter se ha diseñado para garantizar que posibles violaciónes a la ley o políticas de la empresa sean atentidas con prontitud y se tomen las medidas disciplinarias apropiadas para poder evitar violaciones futuro.

Declaración

A partir de Julio de 2009, Baxter Healthcare Corporation declara que se encuentra cumpliendo de manera sustancial tanto su propio programa de cumplimiento como el CA SB 1765. Considerando que el cumplimiento se alcanza mejor a través de esfuerzos continuos, Baxter sigue desarrollando, revisando y mejorando periódicamente sus diferentes programas de cumplimiento en curso. Es posible obtener una copia de este documento y/o de la declaración escrita de cumplimiento de Baxter, llamando al Centro de One Baxter al (800) 422-9837 en los EU.